Fragen & Antworten zur Ombudsstelle
bei der Unternehmensgruppe Stadtwerke Ahlen („SWA“)
Was ist eine Ombudsstelle?
Wer kann sich an die Ombudsstelle wenden?
Die Ombudsstelle steht als Ansprechperson grundsätzlich allen zur Verfügung, die Hinweise auf rechtswidriges Verhalten geben können. Dies können Mitarbeiter, Kunden oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Hinweise, bei denen Sie einen Verdacht auf einen Verstoß haben und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.
Die Themen der Meldeinhalte beinhalten insbesondere folgendes:
- Korruption, Geldwäsche, Bestechung, Terrorismusfinanzierung
- Wettbewerbswidriges Verhalten
- Verstöße gegen den Code of Conduct und andere interne Richtlinien der SWA (z.B. Einkaufsrichtlinien)
- Produktsicherheit
- Diskriminierung, Mobbing, Grundrechte
- Gesundheit, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz
- Personalthemen, einschließlich Missachtung von Arbeitsanweisungen
- Datenschutzverstöße
- Kartellrechtsverstöße
- Sachverhalte im Anwendungsbereich des HinSchG
Hinweise sollen vorrangig an die beauftragte Ombudsstelle gegeben werden:
14059 Berlin
Alternativ können Hinweise auch direkt bei der externe Meldekanal des Bundes beim Bundesamt für Justiz gegeben werden.
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
oder
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
Wie wird meine Anonymität sichergestellt und Sie als Hinweisgeber geschützt?
Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsanwältin der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Kontaktaufnahme als auch alle Informationen und Hinweise werden absolut vertraulich behandelt. Dies ist durch eine gesonderte Datenschutzvereinbarung mit der SWA als Auftraggeberin abgesichert.
Wir sind allerdings gehalten, gesetzliche Auskunftspflichten gegenüber Behörden sowie gesetzliche Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot zu beachten. Die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie der sonstigen im Hinweis genannten Personen bleibt während des gesamten Prozesses gewahrt.
Die Ombudsanwältin prüft die eingehenden Hinweise und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Diese wird an Compliance-Beauftragten bei der SWA zur weiteren Prüfung des Sachverhaltes weitergeleitet sofern der Hinweisgeber der Weitergabe zugestimmt hat. Eine absolute vertrauliche Behandlung der Hinweise wird garantiert. Soweit sich die Hinweise konkretisieren lassen, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Sollten sich die Hinweise als gegenstandslos herausstellen, wird die Untersuchung beendet. Zudem erfolgt eine Löschung aller personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Eingang des Hinweises
Überprüfung des Hinweises
Sofern dies vom Hinweisgeber erwünscht ist, bleibt die Ombudsanwältin während des gesamten Verfahrens mit ihm in Kontakt. Über die Art und Weise der Kontaktgestaltung entscheidet jedoch einzig der Hinweisgeber.
Aufklärung des Sachverhalts
Ist eine Kontaktaufnahme vom Hinweisgeber nicht erwünscht und können auch anderweitig keine ausreichenden Informationen für die Sachverhaltsaufklärung zusammengetragen werden, wird das Verfahren eingestellt. Kann kein Fehlverhalten oder Risiko im Unternehmen oder bei den Geschäftspartnern bzw. Zulieferern festgestellt werden, wird das Verfahren ebenfalls eingestellt. Der Hinweisgeber wird hierüber entsprechend informiert.
Wird ein Fehlverhalten oder Risiko festgestellt, werden auf Grundlage der gesammelten Informationen geeignete Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen erarbeitet. Sofern dies möglich, sinnvoll und von ihm erwünscht ist, wird der Hinweisgeber bei der Erarbeitung der Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen einbezogen.
Der Hinweisgeber erhält spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung durch die Ombudsanwältin über die geplanten sowie bereits ergriffene Maßnahmen sowie der Gründe für diese, soweit dadurch (interne) Untersuchungen und die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind, nicht beeinträchtigt werden und dies im Rahmen des rechtlich Zulässigen möglich ist.
Einleitung von Abhilfemaßnahmen und Nachverfolgung sowie Wirksamkeitsüberprüfung
Außerdem überprüft SWA die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der Hinweisgeber herangezogen. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.
Habe ich negative Konsequenzen zu befürchten, wenn ich eine Meldung erstatte?
Was, wenn sich der Inhalt der Meldung nachträglich als falsch herausstellt?
Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen haben, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht haben. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
Auch dann werden Sie ermuntert, den fraglichen Sachverhalt zu melden. Bei der Untersuchung des Sachverhalts und der allfälligen Sanktionierung wird dies, soweit rechtlich möglich, angemessen berücksichtigt.
Entstehen mir als dem Hinweisgeber durch die Inanspruchnahme der Ombudsstelle Kosten?
Entsteht durch meinen Hinweis ein Mandatsverhältnis mit der Ombudsanwältin?